همواره بالابردن سرعت انجام کارهای روتین و درنتیجه بالا بردن بهره وری سازمان از جمله علاقه مندی های مدیران موفق است. در طول روز کاری در یک سازمان معمولا وقت بسیار زیادی صرف مکاتبات و پاسخگویی درخواست ها میشود. بررسی های گروه موسوم به WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) در سال 2006 نشان داد در سازمان‌های سنتی فقط ۳۰٪ زمانی که صرف انجام فرایند‌هایشان میشود منجر به دریافت ارزش افزوده میشود و ۷۰٪ دیگر تنها اتلاف وقت و هزینه است.
سیستم‌های اتوماسیون اداری، با انجام اتوماتیک بسیاری از فرایندهای اداری، راه حلی منایب و کارآمد جهت رفع این گونه مشکلات است.

تعریف اتوماسیون اداری
برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی ارائه شده. در زیر به بخشی از این تعاریف اشاره میکنیم:
• اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه است و وظیفه آن جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیکی و سایر فرم‌های ارتباطات اداری بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها است. بخش‌هایی از این سیستم‌ها شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
• تعریف ویکی پدیا از واژه office automation «نرم افزارهای متنوعی است که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند است. در این تعریف آمده است که ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
• ترجمه اتوماسیون اداری در ویکی پدیای فارسی «خودکارسازی اداری» است که از آن با عنوان مجموعه‌ای از نرم‌افزار و سخت‌افزار های کامپیوتری و روش‌های کاری یاد شده که برای ذخیره، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.
• در خارج از ایران اتوماسیون اداری به تمامی روش‌ها و ابزار‌هایی گفته میشود که برای انجام فعالیت‌های دفتری به کار میرود و امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از رایانه ممکن میکند. اتوماسیون اداری برای فراهم کردن امکاناتی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی کارهای روزانه سازمان مانند مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره طراحی شده است. سیستم‌های اتوماسیون اداری امروزه تنها محدود به ذخیره تصویر نوشته‌های دستی نیستند و شامل امکانات بی نظیری مانند تبادل اطلاعات، مدیریت اسناد ، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز میباشد. از جمله بسته‌های نرم افزاری شناخته شده که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری شناخته می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
درواقع آنچه که از آن با عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه سنتی است که به جای روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات و... همه فعالیت ها به صورت اتوماتیک انجام میشود. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری در کشور با هدف مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی طراحی میشوند و شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و همه مکاتبات اداری داخلی و خارجی سازمان است که بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

اجزای اتوماسیون اداری
یک سیستم اتوماسیون اداری شامل بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی است و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را دربر میگیرد و به همین خاطر شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی گیرند.
دبیرخانه
مهمترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری دبیرخانه است که شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است و هسته اولیه و اصلی اتوماسیون را تشکیل میدهد. در این بخش عملیات‌هایی چون اسکن، درج اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. این قسمت از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، پرینتر، قلم نوری، فکس، ایمیل سرور و.. بهره میبرد.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
این تنها نامه‌ها نیستند که در سازمان ها با عنوان اسناد شناخته میشوند. برخی از مکاتبات سازمان‌ها نه در قالب نامه ها که در قالب فرم‌های اداری و با یک جریان کار معین در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. وظیفه این بخش امکان طراحی انواع فرم‌های سازمانی و تعیین نوع گردش آن در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده است. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری قابل مدیریت اند.
مدیریت جلسات و سامانده
برنامه ریزی جلسات در سازمان و امکان گذاشتن قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت این جلسات و قرارها و همچنین نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله دیگر بخش‌های مهم‌ کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. پس مسلما از جمله بخش‌های مهم سیستم‌های اتوماسیون اداری نیز محسوب خواهد شد که کار تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها را انجام میدهد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
آرشیو الکترونیک
به مرور زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات سازمان، آرشیو و بایگانی آن‌ها اهمیت پیدا میکند. به همین جهت سیستم‌های اتوماسیون اداری خواسته یا ناخواسته مجبورند بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات داشته باشند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان به آنها را نیز فراهم ‌کند.
پرتال مکاتبات برون سازمانی
بسترهای جدید ارتباطی جدیدی که بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری بوجود آمده ، موجب شده سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های رفت و آمد و افزایش رضایت مشتریان و تسریع در ارائه خدمات، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را امری مهم تلقی کنند. به همین جهت سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخشی با عنوان پرتال برون سازمانی را نیز در سیستم‌های اتوماسیون اداری دارند تا امکان پیگیری مکاتبات در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی نیز فراهم باشد.
کارتابل آفلاین
با توجه به پراکندگی سازمان‌ها از نظر جغرافیایی و نوع دسترسی به سیستم‌های اتوماسیون اداری، این سیستم ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.
بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزه کردن کار‌ها در سازمان و ساده سازی ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:
• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش ساز